Es werden nur anonymisierte Berichte zur Erarbeitung eines Fachkommentars an CIRS-Expertinnen und Experten weitergeleitet und veröffentlicht. Sollte ein Bericht nicht vollständig anonymisiert in die Eingabemaske von CIRSmedical NSM OÖ eingegeben werden, wird diese durch zuständige Mitarbeiterin des NSM OÖ Office nach folgenden Kriterien bearbeitet:
| Inhalt | Vorgehensweise | |
| 1 | Namensnennungen | Namensnennungen werden entfernt und durch die Nennung der Berufsgruppe z.B. „ein Arzt/eine Ärztin“ ersetzt |
| 2 | Anführung von Titeln | Titel werden gelöscht, außer wenn sie die Stellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausdrücken sollen, dann erfolgt eine Abstrahierung. Bsp.: „Prim. Dr. Mustermann“ Anonymisiert: „ein Arzt/eine Ärztin in Leitungsfunktion“ |
| 3 | Detaillierte Personenbeschreibungen | Personenbeschreibung, bezogen z.B. auf das Aussehen werden gelöscht (nicht zu verwechseln mit der Verhaltensbeschreibung) |
| 4 | Örtliche Angaben | Werden entfernt und durch Nennung von Buchstaben (z.B. X) od. Zahlen ersetzt Bsp.: „Station X“ |
| 5 | Nennung von Organisationen/Institutionen | Bezeichnungen von Organisationen u. Institutionen werden entfernt und ersetzt mit z.B. in einem Spital, in einer Ordination, in einer Ambulanz, in einem Rettungsauto |
| 6 | Datumsangaben | Konkrete Datumsangaben werden entfernt Bsp.: „am 25. Dez.“ wird ersetzt mit „an einem Feiertag“ |
Ein eingehender Bericht wird von Mitarbeitern aus den beiden Auftraggeberorganisationen (Land OÖ und Österreichische Gesundheitskasse in Oberösterreich), konkret aus dem NSM OÖ Office und der Gesundheitsabteilung des Landes OÖ nach folgenden Kriterien gemeinsam überprüft.
| Inhalt | Konsequenz | |
| 1 | Muss-Feld:
Der Bericht muss eine Problembeschreibung mit NSM-Bezug enthalten, um die inhaltliche Prüfung zu bestehen. → Es muss das Problem mit NSM-Bezug (z.B. Ereignis, Schwierigkeit, Hindernis) beschrieben werden. | Löschung beim Fehlen der Angabe |
| 2 | Muss-Feld:
Der Bericht muss einen Lösungsvorschlag enthalten, damit das Wissen und die Kreativität des Eingebenden genützt werden kann. | Löschung, da nicht vollständig |
| 3 | Das Berichten von Berichten („Hörensagen“, „Ich habe gehört, dass …) → Es sollen nur Probleme/Ereignisse berichtet werden, in welche die eingebende Organisation involviert war oder ist. | Löschung, da nicht relevant |
| 4 | Beschimpfungen, Beleidigungen, Demütigungen, Diskriminierungen → Derartige Berichte haben keinen Lerneffekt. | Löschung, da nicht qualifiziert |
| 5 | Beschwerden über Gesundheits- u. Sozialeinrichtungen oder Fachleute → Konkrete Beschwerden können an die Ombuds- bzw. Beschwerdestelle des betroffenen Spitals, OÖ Patientenvertretung (Patientenanwaltschaft) u. anderen Beschwerdestellen der jeweiligen Organisationen abgegeben werden | Löschung, da nicht qualifiziert |
| 6 | Berichte durch andere als im Gesundheits- und Sozialbereicht tätige Personen → Eingaben sind nur von Expertinnen und Experten des Gesundheits- und Sozialsystems erwünscht → Die Eintragenden sind Mitglieder von NSM-Gremien. | Löschung, da nicht qualifiziert |
| 6 | Sachlich, inhaltlich nicht relevante Berichte → Es sollen nur Probleme u. Lösungen od. Lösungsvorschläge (Schwierigkeiten, Hindernisse) mit einem NSM Bezug berichtet werden. | Löschung, da nicht relevant |