Leistungsverordner

Wofür wird eKOS eingesetzt?

Das elektronische Kommunikationsservice wurde zur langfristigen Ablöse der papierschriftlichen Dokumente im Rahmen des Administrationswesens zwischen Vertragspartnern / Krankenanstalten, Patientinnen bzw. Patienten und Sozialversicherungsträgern geschaffen. Der gesamte Ablauf (Formularerstellung, ggf. Freigabe, Dokumentation der Leistungserbringung) kann papierlos abgewickelt werden, sobald alle Leistungserbringer eKOS nutzen. eKOS wird langfristig alle Zuweisungs-, Überweisungs-, Verordnungs-, Einweisungs- und Antragsformulare ablösen. eKOS wird nicht zur elektronischen Unterstützung im Rahmen der Administration von rezeptpflichtigen Produkten eingesetzt.

Was habe ich davon, wenn ich eKOS verwende?

• Die Eingabemasken sind für alle Sozialversicherungsträger harmonisiert.
  
  
• Es wurde höchster Wert auf die Reduktion der administrativen Aufwände gelegt. Die erforderlichen Eingaben beschränken sich fast ausschließlich auf den medizinisch relevanten Teil. Stammdaten des Patienten und des Leistungsverordners werden der e-Zuweisung – soweit möglich – automatisch hinzugefügt.
  
  
• Nach Erstellung einer e-Zuweisung wird die Zuweisung nach den Regeln des leistungszuständigen Sozialversicherungsträgers automatisch auf Bewilligungspflicht geprüft. Das Ergebnis wird dem Leistungsverordner sofort angezeigt. Kenntnisse über einzelne Freigabekriterien der Sozialversicherungsträger sind nicht mehr erforderlich.
  
  
• Nimmt die Patientin bzw. der Patient einen eKOS nutzenden Leistungserbringer in Anspruch, benötigt dieser lediglich 2 Angaben (Antragscode und Sozialversicherungs­nummer), um diesem die Einsicht in die e-Zuweisung zu ermöglichen. Der Antragscode befindet sich
  • im „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ (enthält auch die Sozialversicherungsnummer)
  • in der SMS / E-Mail,  die die Patientin bzw. der Patient erhält, sofern dieser die Kontaktdaten angegeben hat.
    
    
• Wenn der Leistungserbringer eKOS nutzt und der Leistungsverordner unter Zustimmung des Patienten die E-Mail-Adresse und/oder Handy-Nummer in die dafür vorgesehenen Datenfelder eingetragen hat, ist keine Aushändigung einer papierschriftlichen Zuweisung („Informationsblatt zur e-Zuweisung“) notwendig.  Im Einführungszeitraum ist das „Informationsblatt zur e-Zuweisung" in jedem Fall und danach auf Verlangen der Patientin bzw. des Patienten auszuhändigen. Dies kann über eine in eKOS integrierte Funktion ausgedruckt und dem Patienten ausgehändigt werden.
  
  
• Mit eKOS müssen Sie für die unterstützten Leistungsarten keine Drucksorten vorrätig halten. Wenn Sie dem Patienten ein „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ ausdrucken,  genügt dafür ein einfaches A4-Blatt.
  
  
• Verfügbarkeit der e-Zuweisungen: Jede e-Zuweisung, die Sie selbst erstellt haben, ist von Ihnen jederzeit abrufbar. Sie benötigen dafür nicht zwingend den Antragscode und die Sozialversicherungsnummer des Patienten, sondern können diese e-Zuweisung auch über Suchparameter (z. B.: Nachname, Geburtsdatum,…) abrufen.
  

Können bereits alle möglichen Zu-, Über- und Einweisungen sowie Verordnungen über eKOS abgewickelt werden?

Nein. In einem ersten Schritt wurden folgende Leistungsarten umgesetzt, die derzeit über die eKOS-Applikation elektronisch zugewiesen werden können:

• Computertomographie
• Magnetresonanztomographie
• Nuklearmedizinische Untersuchungen
• Klinisch-psychologische Diagnostik
• Humangenetische Untersuchungen
• Knochendichtemessung
  

Die nächsten vorgesehenen Leistungsarten sind:

• Röntgen und Sonographie
  
• Röntgen-Therapie
  

Über den Start eines Pilotbetriebs und den flächendeckenden Rollout werden Sie rechtzeitig informiert.

Kann eKOS für alle Versicherten eingesetzt werden?

eKOS kann für alle Versicherten der gesetzlichen Versicherungsträger bzw. KFA Wien eingesetzt werden.

Was benötigt die Patientin bzw. der Patient, damit für sie bzw. ihn eine e-Zuweisung erstellt werden kann?

Patientinnen und Patienten benötigen die e-card bzw. im Ausland Versicherte ihre Europäische Krankenversicherungskarte (EKVK). Sofern die Identität nachgewiesen ist, kann eKOS unter Eingabe der Sozialversicherungsnummer bzw. der EKVK-Daten verwendet werden.

Detailinformationen zu EKVK sind im Folder „Gesund unterwegs: Mit der Europäischen Krankenversicherungskarte im Ausland“ verfügbar:  (Stand Jänner 2020)

Bin ich zur eKOS-Nutzung verpflichtet?

Für die Leistungsarten Computertomographie, Magnetresonanztomographie, Nuklearmedizinische Untersuchungen, Klinisch-psychologische Diagnostik, Humangenetische Untersuchungen sowie Knochendichtemessung hat der vertraglich verpflichtende Einführungszeitraum für niedergelassene Vertragsärztinnen und Vertragsärzte mit 01.04.2019 begonnen. Zum Abschluss der Einführungsphase gibt es laufende Gespräche mit der ÖÄK. Die Leistungsarten Röntgen und Sonographie sowie Röntgentherapie sind derzeit in eKOS noch nicht freigeschalten. Auch zum Rollout aller Leistungsarten finden Gespräche mit der ÖÄK statt. 

Was benötigt die Patientin bzw. der Patient nach Erstellung einer e-Zuweisung?

eKOS wurde u. a. zum Zwecke der papierlosen Administration geschaffen. Da in der Einführungsphase noch nicht alle Vertragsärztinnen und –ärzte eKOS nutzen, muss der Patientin bzw. dem Patienten in jedem Fall ein „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ ausgehändigt werden. 
Das Informationsblatt ist bis zum 31.12.2024 auch ohne Stempel und Unterschrift des zuweisenden Arztes einer herkömmlichen Zuweisung gleichgestellt, sofern beim Leistungserbringer eine e-card-Konsultation erfolgreich durchgeführt wird.

Ob auf das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ verzichtet werden kann, hängt davon ab, ob der Patient beabsichtigt, einen Leistungserbringer aufzusuchen, der das eKOS-Service nutzt.

1. Der Leistungserbringer nutzt das eKOS-Service

Der Patient benötigt lediglich den Antragscode der e-Zuweisung und die Sozialversicherungsnummer. Durch Übergabe dieser beiden Parameter an den Leistungserbringer (z. B. telefonisch im Rahmen einer Terminvereinbarung) wird dieser vom Patienten berechtigt, dessen e-Zuweisung zum aktuellen Stand über eKOS abzurufen.

Der Antragscode wird für jede e-Zuweisung automatisch generiert und ist, wie auch die Sozialversicherungsnummer des Patienten, im „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ angeführt. Dieses können Sie ausdrucken und dem Patienten aushändigen. Wenn vom Patienten das SMS- bzw. E-Mail-Service in Anspruch genommen wird, kann auf den Ausdruck verzichtet werden. 
Trägt der Leistungsverordner im Rahmen der Erstellung der e-Zuweisung eine Handy-Nummer oder die E-Mail-Adresse des Patienten ein, erhält der Patient via SMS und/oder E-Mail Informationen über den aktuellen Status der e-Zuweisung sowie den Antragscode.

2. Die Patientin bzw. der Patient weiß noch nicht, welchen Leistungserbringer er aufsuchen wird bzw. er beabsichtigt einen Leistungserbringer aufzusuchen, der eKOS nicht nutzt

In diesem Fall ist es wesentlich, dass Sie der Patientin bzw. dem Patienten ein „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ aushändigen.

Sofern der Antragsstatus der e-Zuweisung auf „übertragen“ (im Sinne von „bewilligungspflichtig“) lautet, gibt es folgende drei Möglichkeiten:

• Drucken Sie der Patientin bzw. dem Patienten zum Zeitpunkt des Vorliegens der Freigabe ein Exemplar des „Informationsblattes zur e-Zuweisung“ aus.
• Informieren Sie die Patientin bzw. den Patienten, dass sie bzw. er sich nach Freigabe ein Exemplar des „Informationsblattes zur e-Zuweisung“ unter www.meinesv.at ausdrucken kann. Dieses  kann wie eine klassische Zuweisung eingelöst werden.
• Informieren Sie die Patientin bzw. den Patienten, dass sie bzw. er die Freigabe vom Sozialversicherungsträger persönlich und wie gewohnt einholen kann.
  
  

Lautet der Antragsstatus nach Erstellung der e-Zuweisung „beantwortet“ (alle verordneten Positionen = „bewilligungsfrei“), informieren Sie bitte die Patientin bzw. den Patienten darüber, dass die Leistungserbringung sofort vereinbart bzw. erfolgen kann.

Was bedeuten Antrags- und Leistungsstatusmeldung?

Jede e-Zuweisung führt einen Antragsstatus:

• übertragen: Der Antrag wurde dem Bearbeitungs- bzw. Freigabeverfahren des für den Versicherten leistungszuständigen Sozialversicherungsträgers zugestellt. Ein Ergebnis liegt noch nicht vor.
• beantwortet: Das Freigabeergebnis liegt final vor.
• storniert: Die e-Zuweisung wurde durch den Versicherten selbst in MeineSV, durch den leistungszuständigen Sozialversicherungsträger oder nach (mündlicher) Erlaubnis bzw. Aufforderung des Versicherten durch einen Vertragspartner über eKOS storniert.
• in Evidenz: Das Freigabeverfahren kann vom Sozialversicherungsträger nicht abgeschlossen werden, da dafür noch Informationen fehlen, die der Sozialversicherungsträger mit der Evidenz-Setzung anfordert. Jeder Vertragspartner bzw. jede an eKOS teilnehmende Krankenanstalt (mit Antragscode und Sozialversicherungsnummer der Patientin bzw. des Patienten) oder der Versicherte selbst (über MeineSV) kann eine Rückmeldung in eKOS durchführen. Dabei ist auch die Übermittlung von Dokumenten oder Befunden möglich.
   

Verordnete Leistungen / Regionen (z. B. „Hüfte links“) führen grundsätzlich einen Leistungsstatus (z. B. „abgerechnet / erstattet“):

• bewilligt: Die verordnete Leistung / Region wurde bewilligt und zur Leistungserbringung freigegeben.
• bewilligungsfrei: Die verordnete Leistung / Region ist bewilligungsfrei.
• geändert bewilligt: Die ursprünglich verordnete Leistung / Region wurde durch den Sozialversicherungsträger durch eine neue Leistung / Region ersetzt und freigegeben (z. B. aus medizinischen Gründen).
• abgelehnt: Die verordnete Leistung / Region konnte vom Sozialversicherungsträger nicht freigegeben werden.
• übernommen: Für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die Leistungserbringung bereits von einem Leistungserbringer bestätigt.
• abgerechnet / erstattet: Für diese verordnete Leistung / Region erfolgte bereits die Abrechnung bzw. Kostenerstattung durch den Sozialversicherungsträger.
• kein Leistungsstatus: Sofern der Antragsstatus „übertragen“ lautet, führt keine verordnete Leistung / Region einen Leistungsstatus.

Was muss ich beachten, wenn die Patientin bzw. der Patient das e‑Verständigungsservice (SMS bzw. E-Mail) in Anspruch nehmen möchte? Benötigen diese zusätzlich ein „Informationsblatt zur e-Zuweisung“?

Bitte vergewissern Sie sich, dass E-Mail Adresse und/oder Telefonnummer der Patientin bzw. des Patienten korrekt eingetragen sind. Die Patientin bzw. der Patient erhält dann bei jeder Änderung des Antragsstatus (ausgenommen „storniert“) eine Nachricht. In der Einführungsphase ist ein „Informationsblatt zur e-Zuweisung" in jedem Fall und danach auf Verlangen der Patientin bzw. des Patienten auszuhändigen.
 
Der papierlose Ablauf kann nur gewährleistet werden, wenn alle im Geschäftsprozess involvierten Partner (Leistungsverordner und Leistungserbringer) eKOS nutzen.

Ich finde ohne Antragscode und Sozialversicherungsnummer eine bestimmte e-Zuweisung nicht. Wieso?

Der Zugriff auf eine e-Zuweisung ist auf die Patientin bzw. den Patienten und den Erfasser der e‑Zuweisung beschränkt. Zuweisungen über Suchparameter wie Nachname, Geburtsdatum, … abzurufen, ist nur für die von Ihnen selbst erfassten Zuweisungen erlaubt. Ansonsten ist die Abfrage von e-Zuweisungen nur mittels Antragscode und Sozialversicherungsnummer möglich. Über diese verfügt nur die Patientin bzw. der Patient. 

Wie erhalte ich als Arzt/Ärztin meine Anschubsfinanzierung für eKOS?

Vertragsärzte und Vertragsgruppenpraxen mit einem kurativen Einzelvertrag zu einer Landesstelle der ÖGK erhalten eine Anschubfinanzierung für die Verwendung von eKOS. Diese wird bei verpflichtender flächendeckender Nutzung von eKOS durch die ÖÄK verteilt. Bei weiterführenden Fragen zur Anschubfinanzierung wenden Sie sich bitte an die ÖÄK.

Die Zuweisung wurde storniert, die Position jedoch bewilligt. Wie ist die weitere Vorgehensweise?

Die stornierte e-Zuweisung kann in diesem Fall nicht mehr eingelöst werden, auch wenn die Position bewilligt wurde. Die Patientin bzw. der Patient muss sich in diesem Fall eine neue Zuweisung ausstellen lassen. 

Gibt es eine gesetzliche Rückmeldungszeit wie beim e-card Service ABS (Arzneimittel-Bewilligungsservice)?

Nein, derzeit nicht.

Muss die e-card mit eKOS trotzdem gesteckt werden?

Mit eKOS ändert sich beim e-card Stecken nichts zum bisherigen Prozess.

Wie wird mit einem Ausfall des e-card Systems umgegangen?

Im Fall einer Störung des e-card Systems gibt es keine Möglichkeit, den Antrag offline zu erfassen. Sie können in diesem Fall auf den papierschriftlichen Prozess zurückgreifen, oder den Antrag zu einem späteren Zeitpunkt erstellen. 

Darf die Patientin bzw. der Patient die gleiche Zuweisung zweimal einreichen, um eine zweite Meinung zu bekommen?

Nein, alle Leistungen dürfen nur einmal bezogen werden.

Ist es möglich, mehrere E-Mail-Adressen bei der elektronischen Patientenverständigung einzugeben?

Nein, es ist nur die Angabe einer E-Mail-Adresse möglich.

Warum benötigt die Patientin bzw. der Patient einen Antragscode? Warum genügt es nicht, mit der e-card der Patientin bzw. des Patienten in das System einzusteigen und die Zuweisung vorzufinden?

Es muss gewährleistet sein, dass es ausschließlich der Patientin bzw. dem Patienten obliegt, wer auf welche (Zuweisungs-)Daten Zugriff hat. Es könnte ja der Fall eintreten, dass gleichzeitig mehrere Zuweisungen ausgestellt wurden. Den betreffenden Zugangsschlüssel (Antragscode und Sozialversicherungsnummer) kennt nur die Patientin bzw. der Patient. Somit kann nur diese/dieser entscheiden, wer die Inhalte welcher Zuweisung abfragen darf.

Aus Datenschutzgründen hat die Patientin bzw. der Patient die Freiheit zu entscheiden, welcher Erbringer eine Zuweisung sieht oder nicht. Das wird mit eKOS sichergestellt. 

Muss die Vertrauensperson (z. B. Tochter, Vater) eine schriftliche Einverständniserklärung der Patientin bzw. des Patienten vorweisen?

Nein.

Wird bei Übergabe der Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse eine zusätzliche schriftliche oder mündliche Einverständniserklärung von der Patientin bzw. vom Patienten benötigt?

Nein, es ist keine ausdrückliche schriftliche oder mündliche Einverständniserklärung gegenüber dem Arzt erforderlich.